Fiskus zagląda do służbowych aut

Firmowy samochód to przede wszystkim narzędzie pracy, ale coraz częściej bywa też dodatkiem do pensji. Jeśli pracodawca się zgodzi, pracownik może takim autem jeździć także w prywatnych celach, np. na urlop. Zgodnie z prawem powinien wtedy zapłacić podatek dochodowy. Czy urząd skarbowy może sprawdzić, jak pracownik wykorzystuje służbowy samochód?

 

W zasadzie służbowy samochód przeznaczony jest do wypełniania obowiązków zawodowych. Zakres jego używania zwykle określa umowa o pracę. Można w niej zastrzec, że pracownik nie ma prawa wykorzystywać auta do swoich prywatnych spraw.

 

Menedżerowie albo inne osoby, na którym firmom szczególnie zależy, zazwyczaj mają prawo używać auta również do własnych potrzeb. Mogą nim odwieźć dzieci do szkoły, pojechać na zakupy i na wakacje. Zasady prywatnego korzystania ze służbowego samochodu powinna określać odrębna umowa z pracodawcą. Tu również mogą być rozmaite zastrzeżenia, np. że autem można jeździć tylko w Polsce, że koszty paliwa pokrywa pracownik, że parkuje tylko na strzeżonych parkingach itp.

 

Przychód na kółkach

 

Urzędy skarbowe uznały, że jeżdżąc służbowym autem w prywatnych celach, pracownik uzyskuje korzyść, a więc przychód. Nawet wtedy, gdy sam kupuje paliwo i płaci za naprawy czy przeglądy. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód taki jest opodatkowany jako nieodpłatne świadczenie od pracodawcy.

 

A zatem obliczając zaliczkę na podatek pracodawca musi doliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy przychód z tytułu używania firmowego samochodu. Proste, ale tylko na pozór. Jest bowiem mnóstwo przypadków, gdy sfera zawodowa przeplata się z prywatną. Np. u pracowników, którzy mają nienormowany czas pracy i są dyspozycyjni 24 godziny na dobę.

 

Problem jest również wtedy, gdy pracownik wykorzystuje auto do własnych potrzeb, choć pracodawca formalnie nie wyraził na to zgody.

Powstaje więc pytanie, czy urząd skarbowy jest w stanie udowodnić, że auto jest wykorzystywane w celach osobistych? Jak pracodawca ma wycenić wartość korzyści płynącej z prywatnego używania firmowego auta?

 

Stawki jak z wypożyczalni

 

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że wartość świadczenia ustala się "na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia" (art. 11 ust. 2a pakt 4). W praktyce urzędy skarbowe zalecają, by przy ustalaniu przychodu odnieść się do stawek stosowanych przez wypożyczalnie samochodów. Obliczony przychód każą pomniejszyć o koszty poniesione przez pracownika (np. na naprawy), a powiększyć o koszt paliwa, jeśli zapłacił za nie pracodawca.

 

Stawki w wypożyczalniach są bardzo wysokie z powodu drogich polis ubezpieczeniowych. Z podatkowego punktu widzenia korzystanie z firmowego auto poza pracą może okazać się zupełnie nieopłacalne. Dlatego pracodawcy niechętnie podpisują oficjalne umowy o używaniu służbowych aut do prywatnych celów, licząc na to, że fiskus i tak nie dojdzie jak jest w rzeczywistości.

 

Naloty na flotę

 

Urzędom skarbowym z pewnością nie będzie łatwo sprawdzić, w jaki sposób pracownik korzysta z samochodu będącego własnością firmy. Ale kontrolerzy mają swoje sposoby. Mogą np. zakwestionować fakturę na paliwo wystawioną w dzień wolny od pracy albo w turystycznej miejscowości, w której firma nie prowadzi żadnych interesów. Podejrzliwie podejdą do kosztów eksploatacji auta z firmowej floty wykazywanych w tym samym czasie, gdy pracownik przebywał na urlopie. Wezmą pod uwagę również zakres obowiązków pracownika. Jeśli charakter jego pracy nie będzie uzasadniał wykazywanych w dokumentach kosztów eksploatacji, wyjazdów poza miejsce pracy itp. urząd skarbowy naliczy przychód.

 

Kontrolerzy mogą też zrobić “nalot” w piątkowe popołudnie i sprawdzić, czy użytkownicy aut, które nie wróciły na weekend do firmy, mają wystawione delegacje służbowe.

Efektem kontroli może być konieczność zapłacenia przez pracownika zaległego podatku. Firma ryzykuje zaś tym, ze fiskus zakwestionuje jej prawo do zaliczania w koszty odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodów oraz wydatków związanych z ich eksploatacją.

 

 

 Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (urzędowy tekst jednolity w Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176)

Interpretacje:

Drugiego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej z 26 października 2004 r. (sygnatura PD/2/415-25/2004/29389)

Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 5 sierpnia 2005 r. (1472/RPŁ/415-59/05/SZM) oraz z 1 lutego 2006 r. (1472/DPC/415-1/06/DW)

Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach z 28 lipca 2006 r. (PDFN/415-82/06)