Auto firmowe. Jak stosując monitoring można pomóc pracownikowi?

Jeszcze nie tak dawno pracownicy korzystający ze służbowych samochodów bali się systemów monitoringu jak ognia. Narzekali, że pracodawca cały czas śledzi ich ruchy, sprawdzając czy rzeczywiście wypełniają swoje obowiązki. Dziś pogląd na wykorzystanie modułów GPS/GSM zmienił się. Dzięki implementacji wielu przydatnych funkcji bazujących na informacjach płynących z rozwiązań lokalizacyjnych, pracownicy nie bojkotują nowoczesnych systemów.

Wizyty – monitorowanie rozkładu dnia pracy

Narzędzia służące niegdyś jedynie do kontrolowania, dają pracownikom i pracodawcom mnóstwo dodatkowych możliwości. Kluczem do wydajnego funkcjonowania firmy jest odpowiednie zarządzanie zespołem. Przypisywanie podwładnym określonych zadań oraz ich realizacja w zdefiniowanym czasie znacząco poprawia wydajność dnia pracy. Wiele firm zatrudniających dużą liczbę pracowników mobilnych, zajmujących się kontaktami z klientem, ma problem z weryfikacją rzeczywistych efektów pracy podwładnych, co rodzi wiele konfliktów. Dzięki wykorzystaniu modułów lokalizacyjnych oraz funkcjonalności „Wizyty”, pracodawca zyskuje wgląd w realne miejsca, które odwiedzał pracownik. W ramach funkcjonalności działają dodatkowe narzędzia takie jak: raportowanie wykonanych obowiązków przez pracownika, lepsze rozplanowanie pracy oraz weryfikacja osiąganych rezultatów na podstawie wykonanych zadań.

Znika problem dodatkowego raportowania i przedstawiania wyników pracy. Pracodawca zyskuje ponadto wgląd w czas pracy. Znika zatem problem stawiania nierealnych do wykonania planów dnia oraz pracy po godzinach czy nierozsądnego przypisywania zadań. Moduł „Wizyty” sprawdza się nie tylko w przypadku przedstawicieli handlowych. To także świetne narzędzie dla firm zajmujących się usługami u klientów.

Poprawa bezpieczeństwa, brak przestojów i zbędnych napraw

Według policyjnych raportów i zdaniem ekspertów zajmujących się bezpieczeństwem ruchu drogowego, najczęstszą przyczyną wypadków są brawura i przecenianie swoich umiejętności, w tym niedostosowanie prędkości do warunków panujących na drogach oraz nieprzestrzeganie ograniczeń prędkości. Z badań przeprowadzonych przez Instytut Transportu Samochodowego wynika, że niemal 60 proc. zmotoryzowanych w Polsce przekracza dopuszczalne w tym zakresie limity.

Nie wiadomo, jaką procentowo grupę wśród osób z ciężką nogą stanowią kierowcy aut służbowych, ale powszechne przekonanie, że mknący lewym pasem biały samochód należy z pewnością do przedstawiciela handlowego, nie wzięło się znikąd. Wysokie prędkości, dynamiczna (czasem aż do przesady) jazda, intensywne zmiany biegów i gwałtowne hamowania potrafią znacznie skrócić żywotność podzespołów pojazdu, przez co właściciel floty zmuszony jest do ponoszenia wyższych kosztów z tytułu utrzymania parku pojazdów. Nie mówiąc już o kosztach związanych z uszkodzeniami samochodów w wyniku kolizji i wypadków, które na krótszy lub dłuższy czas wyłączają auta z pracy.

„Skutecznym narzędziem nadzorowania stylu jazdy kierowców są systemy monitoringu. Funkcja udostępniona przez Gannet Guard Systems w ramach aplikacji Eurofleet pozwala na raportowanie przekroczeń prędkości na podstawie danych telematycznych zbieranych w trakcie wykorzystania auta. Aplikacja posługuje się danymi mapowymi udostępnianymi przez Google” – zauważa Dariusz Kwakszys, IT Manager w firmie Gannet Guard Systems.

Zobacz także: Fiat 500C w naszym teście

Raporty automatyczne – mniej papierkowej roboty

Raportowanie i każdorazowe opisywanie tras z uwzględnieniem odległości, czasu i miejsca bywa żmudne, czasochłonne i wymaga stałej kontroli wykonywanych czynności. W natłoku obowiązków kierowców zawodowych, np. karetek, niekiedy brak czasu na notowanie wszystkich wyjazdów. W takich przypadkach z pomocą przychodzą systemy monitoringu flot wzbogacone o dodatkowe funkcjonalności, np. „Dziennik kierowcy”.

Pozwala on w sprawny i wygodny sposób monitorować wykonywane trasy i rozliczać przejazdy. Funkcja ta służy do udokumentowania dnia pracy kierowcy. Nie musi on pamiętać takich danych jak godziny rozpoczęcia i zakończenia przejazdów, czasy przejazdów, przebiegi czy odwiedzone adresy. Wszystkie te dane trafiają do systemu, a jedyną czynnością, jaką musi wykonać kierowca, jest wybranie określonego przejazdu i jego opisanie, np. „Przewóz pacjenta X ze szpitala Y do szpitala Z”.

Tego typu funkcjonalność idealnie sprawdzi się w przypadku flot, których pojazdy wykorzystywane są np. przez kurierów czy przedstawicieli handlowych. Każdorazowy wyjazd może być monitorowany, a zarządca lub pracodawca będzie miał wgląd w cel wizyty w określonym punkcie. Może się to przyczynić do zwiększenia wydajności pracy oraz obniżenia kosztów utrzymania parku samochodowego.

Uczciwy = pracowity

Zmorą wielu zarządców flot i właścicieli firm posiadających wszelkiego rodzaju maszyny – czy to rolnicze, czy budowlane – jest kwestia uczciwości pracowników oraz odpowiedniej eksploatacji urządzeń.

„_Moduły lokalizacyjne wyposażone w dodatkowe czujniki są nie tylko w stanie na bieżąco informować o lokalizacji pojazdu. Umożliwiają również wgląd w parametry takie jak zużycie paliwa, czas pracy, włączanie i wyłączanie silnika oraz nagły spadek poziomu paliwa w zbiornikach. Dodatkowo, co jest niezwykle istotne, pozwalają sprawdzić, czy pojazd jest użytkowany we właściwy sposób i rzeczywiście pracuje. Sensory umieszczone np. w urządzeniach sterujących wykrywają ruch manetek, a analizująca je aplikacja EuroFleet pozwala generować raporty efektywności, wykazujące czy pracownik wykonywał zlecone działania przez cały czas spędzony w pojeździe_” – dodaje Dariusz Kwakszys.

W ramach raportów dotyczących efektywności wykorzystania pojazdu zarządca otrzymuje precyzyjne informacje o godzinie i miejscu rozpoczęcia pracy, przebytym dystansie, a także dokładnym momencie wyłączenia silnika i lokalizacji, w której maszyna została zaparkowana. Za sprawą raportów może analizować efektywność wszystkich monitorowanych pojazdów oraz ich operatorów. Otrzymuje wgląd w statystyki godzin pracy wraz z miesięcznym podsumowaniem parametrów.